向客户重新开具费用发票

在为客户项目工作时,员工经常需要自掏腰包支付与项目相关的各种费用。

例如,员工可能需要自掏腰包支付酒店费用,同时他们为客户提供了现场服务。作为公司,这笔费用应重新开票给客户。通过 Odoo,可以快速将与项目相关的此类费用重新开票给客户。

费用应用

要能够对客户的费用进行重新开票,必须安装 费用 应用程序。

要安装 Expenses 应用程序,请导航至 主 Odoo 仪表板 ‣ 应用程序,并在 Expenses 应用程序模块上点击 安装。单击后,Odoo 将安装该应用程序,刷新页面,并返回到主 Odoo 仪表板。

将费用添加到销售订单

首先,在 销售 应用中确认一个可以添加重新开票费用的销售订单。或者,从头开始创建一个新的销售订单。为此,导航至 销售应用 ‣ 新建。这样会显示一个空白的报价单表单。

然后,添加一个 客户,并通过点击 添加产品订单行 选项卡中添加一个产品。接下来,从下拉菜单中选择一个产品。

最后,点击 确认 以确认销售订单。

这是确认的销售订单在 Odoo 销售应用中的显示方式。

确认销售订单后,现在可以创建费用了。

要做到这一点,请导航至 费用 应用程序,方法是进入:主 Odoo 仪表板 ‣ 费用

然后,在 费用 仪表板上,点击 新建 以显示一个空白的费用表单。

Odoo 费用应用中的空白费用表单。

在费用表单中,添加一个 描述 以便于引用该费用。

然后,在 分类 字段中,从下拉菜单中选择以下选项之一:

  • 沟通: 与项目/订单相关的任何形式的沟通。

  • 其他: 不属于其他任何类别的费用。

  • 餐饮费用: 与项目/订单相关的任何餐饮费用。

  • 礼物:与项目/订单相关的任何形式的礼品费用。

  • 里程: 与项目/订单相关的任何形式的里程(汽油)费用。

  • 差旅与住宿:与项目/订单相关的差旅或住宿费用。

小技巧

可以通过点击费用表单中的 类别 字段下拉菜单,选择 查看全部,然后在弹出的 搜索:类别 窗口中点击 新建,来创建新的费用类别。

从 Odoo Expenses 中空白费用表单弹出的“搜索:费用类别”窗口。

对于此示例工作流,该工作流将为客户短暂的酒店住宿重新开票,此示例的 分类[TRANS & ACC] 旅行与住宿

注解

以下示例需要安装 销售会计费用 应用,以便查看/修改流程中提到的所有字段。

分类 字段下方,在 总计 字段中输入需报销的金额。

接下来,指定在 总计 中是否有 包含的税费。如果从 包含的税费 字段中选择了预配置的税费金额,Odoo 将根据 总计 字段中输入的金额自动计算含税金额。

然后,选择负责该费用的 员工,并在 由谁支付 字段中选择一个选项:员工(需报销)公司

在这种情况下,我们的员工用自己的钱支付了酒店费用,因此选择了 员工(需报销) 选项。

费用表单的右侧,可以添加 发票编号 的选项。在其下方,自动填充的 费用日期账户 字段可用。

注解

如果需要,可以修改 费用日期账户 字段。

接下来,在 需要重新开票的客户 字段中,点击空白字段以显示下拉菜单。从该下拉菜单中,选择与此费用相关联的适当销售订单。此字段 必须 填写,以便对费用进行客户重新开票。

最后,可以修改 分析分配公司 字段。这些字段在向客户重新开票时 不是 必填项,但如果需要,可以进行修改。

此外,在费用表单的底部有一个 备注… 部分,如需添加与该费用相关的备注,可以在此处进行。

已填写的 Odoo 费用应用中的费用表单。

在费用表单的顶部,有以下按钮:附加收据创建报销单拆分费用

如果有一张应与费用相关联的实物或电子收据,请点击 附加收据

如果此费用需要进行分摊,请点击 分摊费用。此功能可用于多种原因(例如与另一位员工分摊费用、适应不同的税率等)。

如果以上两种选项都不需要,请点击 生成报表 以确认刚刚配置的费用报销单。

这样做会显示新费用的 费用报告摘要

费用报告摘要在 Odoo 费用应用中。

在此,一旦相关费用详情确认无误,请点击 提交给经理。这会将费用报告发送给审批经理,该经理将审核此笔费用。

负责审核和批准费用的销售经理将检查与该费用相关的详细信息,如果没有任何问题,他们将点击 批准 按钮 —— 该按钮 出现在员工提交给销售经理的 费用报告摘要 的销售经理视图中。

一份经理将通过“批准”按钮进行审批的费用报销摘要。

一旦获得批准,费用报告摘要 顶部的按钮会再次发生变化。此时,费用报告摘要 顶部的按钮包括:生成会计分录包含在下一期工资单中拒绝重置为草稿

表单顶部有一个带有“生成会计分录”按钮的费用报销摘要。

当主管对 费用报告摘要 满意后,他们将点击 生成会计分录

点击 过账分录 按钮后,该按钮会消失,同时 费用 选项卡中的 分析分配 列会填充在 需重新开票的客户 字段中最初配置的销售订单。

重要

默认情况下,客户重新开票 字段对于 [TRANS & ACC] 交通与住宿[COMM] 通信[FOOD] 餐饮[MIL] 差旅费 费用类别是启用的。

需要注意的是,并非*费用*应用中默认安装的所有费用类别都启用了可重新开票政策。该设置可能需要手动激活。

要执行此操作,请导航至 费用应用 ‣ 配置 ‣ 费用类别,以查看数据库中所有费用类别的列表。

查看 重新开具费用发票 列,以了解每个费用类别已做出的选择。

Odoo 费用应用中“费用类别”页面上的“重新开票费用”列。

要修改费用类别,请点击 分类 字段中的 (右箭头),以显示该特定费用来源。

开票 部分的 重新开具费用发票 字段中,选择 成本价销售价格

Odoo 费用应用中费用类别表单上的“重新开票费用”字段。

重新开票费用

完成这些步骤后,就可以返回销售订单,完成将费用重新开票给客户的操作。

要执行此操作,请导航至:主 Odoo 仪表盘 ‣ 销售应用,并选择需要为费用重新开票的相应销售订单。

在销售表单中,新配置的费用现在位于 订单行 选项卡中,其 已交付 列已填写完毕,准备开具发票。

一个销售订单,其中已配置的费用可在“订单行”选项卡中开具发票。

在确认费用详情后,点击销售订单顶部的 创建发票。单击后,将弹出一个 创建发票 的窗口。

点击“创建发票”时出现的创建发票弹出窗口。

从此弹出窗口中,将 创建发票 字段保持为默认的 普通发票 选项,然后点击 创建草稿发票

这样做会显示一个 客户发票草稿,其中 发票明细 选项卡中仅显示费用。

表单的“发票行”选项卡中包含费用的客户发票草稿。

如果与费用相关的所有信息都正确,请点击 确认 以确认发票。这样操作会将发票的状态从 草稿 更改为 已发布

要将发票发送给客户,请点击 发送 & 打印。这样会弹出一个 发送 窗口,其中包含预配置的邮件内容和作为邮件正文的 PDF 发票。如需,可以对邮件内容进行查看和修改。

一旦准备就绪,点击 发送 & 打印 将发票发送给客户。点击后,弹出窗口消失,Odoo 会将消息/发票发送给客户。此外,发票的 PDF 文件会自动下载,用于记录和/或打印。

回到 客户发票 页面,当客户支付已开票的费用时,点击 登记付款 按钮。

一张带有“登记付款”按钮的客户发票,准备点击。

当点击 注册付款 时,会弹出一个 注册付款 窗口。在此窗口中,必要的字段会自动填充正确的信息。在审核完信息后,点击 创建付款

在 Odoo 销售模块中,客户发票上的注册付款弹出窗口。

一旦点击 创建付款,弹出窗口将消失,并在发票的右上角显示一个绿色的 付款中 标签,表示该发票已全额支付。这样就完成了整个流程。

在 Odoo 销售模块中,客户发票上的注册付款弹出窗口。